Business Operations Manager (gn)

Permanent employee, Full-time · Potsdam (hybrid)

Über die Stelle

Als Business Operations Manager:in bist du das organisatorische Rückgrat unserer Geschäftsentwicklung und arbeitest eng und direkt mit dem CEO zusammen. Du nutzt AI und moderne Automatisierungs-Tools, um Prozesse zu optimieren und strategische Initiativen voranzutreiben. Dabei agierst du als strategischer Macher an der Schnittstelle zwischen Operations, Business Development sowie der Erstellung von Angeboten und Förderanträgen.

Wir sind ein Tech-Unternehmen im organischen Wachstum und entwickeln uns Jahr für Jahr nachhaltig weiter. Diese Rolle bietet dir viel Gestaltungsspielraum, Verantwortung von Anfang an und eine klare Wachstumsperspektive, fachlich wie auch in deiner Rolle im Unternehmen.
Deine Aufgaben umfassen unter anderem:

Operations & CEO-Support

Workflow-Automation mit passenden Tools (z.B. n8n)
Recherchen, Drafts, Analysen für die strategische Entwicklung
Koordination unseres iterativen Workflows mit Jira o.ä.
Support des CEO und strategischer Projekte

Business Development

AI-gestützte Marktrecherchen
Kundengespräche für Retention und zur Marktexploration neuer Geschäftsfelder
CRM-Pflege und Automation für Lead-Nurturing

Event Management und Marketing

Organisation von etwa 4-6 Branchenevents Jahr
Event-CRM und Follow-up-Automation
Stakeholder-Networking

Offers, Proposals & Funding

Kundenangebote erstellen
F&E Anträge mitentwickeln und koordinieren
Pitch Decks erstellen und koordinieren für Kunden

Dein Profil

Must-Have:

Studium in BWL, Wirtschaftsingenieurwesen, Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Erfahrung
2-4 Jahre Erfahrung (Operations, Consulting, Startup/Scale-up)
Exzellentes Schreiben (DE/EN) – präzise, überzeugend, fehlerfrei
Hands-on & strukturiert – du packst an und automatisierst proaktiv
Nachweisbare Fachkenntnisse in den Bereichen KI, Maut, Verkehr, oder Logistik

Tech-Stack (Must-Have):

AI-Tools: Täglicher Umgang mit ChatGPT, Claude oder Perplexity
Automation: Idealerweise n8n, Zapier, oder Make
Standard: Jira, Spreadsheets (inkl. Formeln), Notion/Asana, Google Workspace
Bonus: CRM (HubSpot, Pipedrive), Apps Script, Python-Basics

Persönlichkeit:

Digital Native – AI-Tools sind für dich selbstverständlich
Organisationstalent – du behältst den Überblick in komplexen Projekten
Kommunikationsstark – souverän im Kundenkontakt
Eigeninitiativ – du erkennst Handlungsbedarf und handelst

Warum wir?

Als neues Mitglied in unserem Team erwartet Dich:

Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben, sowie eine enge Zusammenarbeit in kleinen Teams
Hybrid: bis zu 50% Remote, bei Bedarf Office-Pflicht (Potsdam)
80%-Stelle möglich (32h/Woche)
Remote Arbeit bis zu zweimal zwei Wochen pro Jahr, wo Du möchtest
Ein wettbewerbsfähiges Gehalt mit jährlicher Anpassung an die Inflationsrate
Zeit für kontinuierliche Verbesserungen und gemeinsame, themenbezogene Meetings
Spaß und gemeinsame Aufgaben bei Firmen- und Teamevents
Eine flache Hierarchie und offene Kommunikationswege mit direktem Zugang zur CEO
Eine Feelgood-Manager, die sich täglich um Ihre Bedürfnisse kümmert mit bestem Kaffee, Erfrischungen, frischem Obst/Gemüse und Snacks sowie einem monatlichen Firmenfrühstück
Fahrradmiete mit Rabatt als Option für ein stressfreies Pendeln
Bezuschusstes Deutschlandticket für bequemes Wege zur Arbeit
Freie Tage für besondere Anlässe oder wenn Dein Kind krank ist
Individueller Karriereplan
Flexible Anpassung Deiner Arbeitszeiten

Als Arbeitgeber, der auf Chancengleichheit achtet, begrüßen und schätzen wir Vielfalt und Inklusion. Wir freuen uns über Bewerbungen von allen qualifizierten Personen, unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, Herkunft, Religion, Weltanschauung oder Alter.

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Über uns

Ambrosys ist ein junges und dynamisches Unternehmen mit starkem Forschungs- und Entwicklungsprofil. Wir beschäftigen uns mit einer Vielzahl von Themen, darunter Mobilität, Energie und komplexe Systeme, und verwenden verschiedene Programmiersprachen und Technologien, um innovative Softwarelösungen mit Hilfe eines agilen Entwicklungsansatzes zu erstellen. Unser Team, bestehend aus Physikern, Informatikern und Mathematikern, vereint Fachkompetenzen aus verschiedenen Disziplinen, um sowohl allgemeine als auch spezialisierte Entwicklungen voranzutreiben. Wir haben eine flache Hierarchie, setzen auf selbstorganisierte Mitarbeiter und streben danach, eine unterhaltsame und herausfordernde Arbeitsumgebung zu schaffen. Wir entwickeln Produkte und Dienstleistungen in den Bereichen KI, Mobilität und Energie und bieten Beratungs- und Coaching-Dienstleistungen für agile Softwareentwicklung an.

About the position

As Business Operations Manager, you are the organizational backbone of our business development and work closely and directly with the CEO. You use AI and modern automation tools to optimize processes and drive strategic initiatives. In doing so, you act as a strategic mover and shaker at the interface between operations, business development, and the creation of offers and grant applications.

We are a tech company experiencing organic growth and developing sustainably year after year. This role offers you a lot of creative freedom, responsibility from the outset, and clear growth prospects, both professionally and in your role within the company.

Your tasks will include, among others:

Operations & CEO support

Workflow automation with appropriate tools (e.g., n8n)
Research, drafts, analyses for strategic development
Coordination of our iterative workflow with Jira or similar
Support for the CEO and strategic projects

Business Development

AI-supported market research
Customer meetings for retention and market exploration of new business areas
CRM maintenance and automation for lead nurturing

Event management and marketing

Organization of approximately 4-6 industry events per year
Event CRM and follow-up automation
Stakeholder networking

Offers, proposals & funding

Creating customer offers
Co-developing and coordinating R&D applications
Creating and coordinating pitch decks for customers

Your profile

Must-haves:

Degree in business administration, industrial engineering, business informatics, or comparable experience
2-4 years of experience (operations, consulting, startup/scale-up)
Excellent writing skills (German/English) – precise, persuasive, error-free
Hands-on & structured – you get things done and automate proactively

Tech stack (must-have):

AI tools: Daily use of ChatGPT, Claude, or Perplexity
Automation: Ideally n8n, Zapier, or Make
Standard: Jira, spreadsheets (including formulas), Notion/Asana, Google Workspace
Bonus: CRM (HubSpot, Pipedrive), Apps Script, Python basics

Personality:

Digital native – AI tools are second nature to you
Organizational skills – you maintain an overview in complex projects
Strong communication skills – confident in customer contact
Proactive – you recognize when action is needed and take it

Why us?

As a new member of our team, you can look forward to:

Exciting and diverse tasks and close collaboration in small teams
A Flexible work schedule and location, with up to 4 days a week from home
Ability to work from abroad for a total of 10 days per year
A competitive salary with annual adjustment in line with the inflation rate
Time for continuous improvement and joint meetups on special topics
Have fun and work together on company and team events
A flat hierarchy and open communication channels with direct access to the CEO
A feelgood manager who attends to your daily needs with best-in-town coffee, refreshments, fresh fruit/vegetables and snacks, and a monthly company breakfast
Bike lease with discount as optional for a stress-free commute
Subsidised Deutschlandticket for easy commuting
Days off for special occasions or if your child is ill
Personalised career plan
Flexible adjustment of your working hours

As an equal opportunities employer, we welcome and value diversity and inclusivity. We encourage applications from all qualified individuals, regardless of gender, sexual orientation, origin, religion, belief, or age.

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About us

Ambrosys is a young and dynamic company specializing in research and development. We work on a variety of topics including mobility, energy, and complex systems, using various programming languages and technologies to create innovative software solutions using an agile development approach. Our team, consisting of physicists, computer scientists, and mathematicians, combines expertise from different disciplines to drive both general and specialized development. We have a flat hierarchy, rely on self-organization among our employees, and aim to create a fun and challenging work environment as we develop products and services in AI, mobility, and energy, as well as provide coaching and consulting services for agile software development.

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